Полезно/ Офисный переезд: как сэкономить, что важно учесть?

Офисный переезд: как сэкономить, что важно учесть?

Офисный переезд: как сэкономить, что важно учесть? Любая компания может столкнуться с ситуацией, когда нужно организовать переезд на новое место. При этом переезд может быть в пределах города, региона, страны или даже за пределы государства. И даже при перевозке офиса в пределах одного города может возникнуть много сложностей и неожиданных подводных камней. Не говоря уже о междугородней или международной перевозке офиса. Поэтому компания Sendit подготовила несколько полезных советов, которые помогут в офисном переезде: как в планировании этого мероприятия, так и в вопросах экономии денежных средств и времени.

Основные этапы офисного переезда

Конечно, есть некоторая очевидность в том, как проходит офисный переезд. И, возможно, кому-то эта информация покажется излишней, но все-таки от нее нельзя отказаться. Тем более, что опыт работы показывает: многие при офисном переезде не учитываю этапы этого мероприятия, создавая себе лишние заботы и хлопоты.

И, хотя каждая ситуация неизбежно имеет индивидуальные особенности, офисный переезд можно разделить на основные этапы:

поиск транспортной компании, которая перевезет вещи быстро и недорого;
составление плана работ;
упаковка оргтехники и других хрупких и ценных предметов;
демонтаж, разбор, упаковка мебели;
погрузка имущества офиса в транспортное средство;
распаковка вещей в новом месте.

Кажется, что все очень просто и никаких сложностей не предвидится. Однако отхождение от составленного плана работ может внести сумятицу в переезд, а иной раз серьезные финансовые и временные издержки. Или потерю ценных вещей или документов в ходе переезда.

Поиск транспортной компании

Кажется, что логичнее сначала собрать и упаковать все вещи, а затем уже вызывать для офиса «такси». Но, конечно, это не так. Сначала нужно определиться с перевозчиком, а затем и с назначенной датой переезда. И лишь затем паковать вещи. Ведь важно сначала найти транспортную компанию, которая:

имеет хороший рейтинг и отличные отзывы;
предлагает выгодные цены на перевозку;
обладает нужным транспортом;
может предложить вам нужные дополнительные услуги;
сможет прислать нужный для перевозки транспортный в подходящие день и время.

При этом найти какое-то универсальное решение для всех задач офиса (тем более переезда!) сложно, поэтому не стоит ограничиваться одной транспортной компанией. Оптимальным решением будет сравнение предложений несколько служб доставки. Кстати, в этом вам может помочь менеджер Sendit, сэкономив ваше время на поиск перевозчика. И, после того как вы определитесь с датой переезда и организаций, которая поможет вам в осуществлении этой задачи, можно начинать подготовку к перевозке вещей.

Составьте план переезда

Кажется, что это ненужная теория, но на самом деле план переезда очень здорово выручает. Одним из важных пунктов плана является то, как вы будете паковать вещи:

по уровням (сначала с полок, потом со столов, затем мебель и так далее);
по типу (сначала бумаги, потом оргтехника, затем мебель);
по помещениям.

Если вы изначально запланируете ход упаковки вещей, то сможете избежать хаоса, ускорить процесс и значительно облегчить себе распаковку имущества на новом месте. Желательно заранее заготовить упаковку и наклейки для пометок. Наклейки – это действительно важно. Указывайте на каждой коробке:

тип содержимого (бумаги, техника, посуда);
сфера использования или отдел (бухгалтерия, продажи, менеджеры и прочее);
особые указания при погрузке (хрупкое, не кантовать и так далее)

Подписанные коробки помогут ориентироваться и при погрузке, и при оформлении нового офисного помещения. При офисном переезде особое внимание уделяется бумагам. Нужно заранее определить, что из документов еще несет в себе ценность, а что можно сдать в переработку. Важные документы следует разложить по папкам (например, по кварталам, годам или типу). Папки, в свою очередь, сложить стопкой и каждую обернуть стрейч-пленкой, и лишь затем упаковать в коробки.

Заказ офисного переезда и погрузка

Итак, к назначенной дате и указанному времени ваш офис должен быть уже упакован и готов к перевозке. Или, как вариант, вы можете переезжать в два этапа, вызвав грузовое такси на два временных отрезка. В любом случае, к приезду автомобиля службы доставки у вас должен быть готовый «комплект» для погрузки.

При этом погрузка офисного имущества в машину может быть произведена:

силами работником (которые, вероятно, будут не очень рады такому повороту событий);
вызванными грузчиками, которые быстро и бережно проведут работы за небольшую оплату.

При этом в пункте А (старом офисе) должен быть человек, контролирующий погрузочные работы. А в пункте В (новой локации) должен быть контролер, который откроет офис, проследит за разгрузочными работами. Кстати, если вы планируете двухэтапный офисный переезд, то учтите: последней упаковывать лучше мебель, а вот в первой партии следует отправлять её же. Это упростит и процесс сборов, и процедуру распаковки. Ведь документы лучше сразу составлять в стеллаж, а не на пол. Казалось бы, это мелочь, но такие нюансы значительно упрощают офисный переезд.

Закажите офисный переезд с Sendit

Сервис Sendit специализируется на поиске на доставки и грузоперевозок различного типа сложности: в пределах одного города, между города или международных. Поэтому вы сможете заказать организацию офисного переезда любого масштаба: на другую улицу или в другую страну. При этом мы сотрудничаем с десятками курьерских и транспортных служб, что расширяет возможности выбора оптимальных условий офисного переезда.

Преимущества поиска перевозчика для офисного переезда с Sendit:

выбор из предложений лучших служб доставки;
оформление заказа в статусе юридического или физического лица;
работа по ЭДО;
экономия до 40% на услугах доставки;
большой выбор нужных дополнительных услуг (вызов грузчиков, упаковка и прочее).

Найти перевозчика для вашего офисного переезда вы сможете, связавшись с менеджером Sendit по телефону или с помощью мессенджера. Специалист выслушает вас, уточнит некоторые детали, а затем предложит несколько вариантов, подходящих под ваши требования. Также вы сможете не только заказать машину для офисного переезда, но и все нужные сопутствующие услуги. К примеру, вы можете заказать вызов грузчиков – ваши работники будут признательны вам за такую предусмотрительную заботу.