Блог/ Честный отзыв: представитель «Тотального диктанта» про Sendit

Честный отзыв: представитель «Тотального диктанта» про Sendit

Марина Никифорова, менеджер по развитию Sendit: «Фонд «Тотальный диктант» доверил нам важное дело – доставку брендированных ручек для участников мероприятия. Команда Sendit с большим энтузиазмом подключилась – нам приятно быть полезными такому идейному и масштабному проекту.

Ведь «Тотальный диктант» является знаковым феноменом, который объединяет российские и зарубежные города. Это настоящий праздник культуры, любви к литературе и русскому языку. Наша команда признательна за возможность поучаствовать в организации акции. И нам очень интересно узнать, как этот опыт выглядел со стороны коллег из «Тотального диктанта».

Впечатлениями, оставленными от сотрудничества с Sendit, поделилась операционный директор «Тотального диктанта» Екатерина Тупицына.

Массовая рассылка: какая задача была у фонда «Тотальный диктант»

Фонд «Тотальный диктант» несколько лет отправляет в города, где проводится мероприятие, брендированные фирменные ручки. Эти ручки с символикой «Тотального диктанта» раздавались участникам для написания диктанта и в качестве памятного сувенира.

Все это делается абсолютно бесплатно как для городов, проводящих диктант, так и для его участников. Фирменные ручки на партнерских условиях выдавал спонсор – компания Berlingo. И, по сути, нашей задачей несколько последних лет была рассылка ручек по городам.

Обычно мы взаимодействовали с «Почтой России», рассылка всегда проводилась заранее. Но последний год, коронавирусный год в условиях пандемии, внес свои коррективы: нам пришлось действовать по ситуации и решать все вопросы в режиме реального времени. И в какой-то момент мы поняли, что, к сожалению, почта уже просто не успевает по срокам нам помочь.

Из-за переменчивости ситуации мы были вынуждены проводить отправку посылок в срочном порядке и в сжатые сроки. И возник вопрос: как это сделать? Диктант проходит в абсолютно разных городах России, в том числе «труднодоступных». Но раньше это не было проблемой: в каждом населенном пункте Российской Федерации есть отделение «Почты России».

Но в новых обстоятельствах стало ясно, что по срокам не получится почтой доставить. И нужно было искать компанию, которая бы помогла отправить эти ручки.

Какие действия были совершены, чтобы решить проблему?

Было необходимо пересматривать логистику: очевидно, ни одна курьерская служба во все 200 городов не успеет доставить в сжатые сроки. Так появилось две серьезные задачи.

Первая: пересмотр логистики. Было решено отправлять посылки не в 200 городов, а в 60 – региональные центры. Мы переделали систему: в новых условиях было решено отправлять посылки в областной центр, чтобы оттуда координаторы из региональных городов забирали ручки самостоятельно.

Вторая задача: найти курьерскую компанию, которая сможет организовать доставку. Мы прекрасно понимали, с любой курьерской службой могут возникнуть временные издержки, проблемы с оформлением накладных и большим количеством документов. Кроме того, фонд является юридическим лицом. Соответственно, оплата может осуществляться только с расчетного счета организации. В общем, очень много разных «но».

И мы даже нашли до обращения в Sendit одну компанию, с которой собирались взаимодействовать. Но выяснилось, что они работают только с интернет-магазинами, как с юридическим лицами, а мы должны были бы рассчитываться наличными, как физлица. Для нас это не очень приемлемый вариант. И одна их моих коллег, координатор зарубежных городов Кристина Берлизова, подсказала: есть такая компания – Sendit.  Которая занимается организацией массовых рассылок, и предоставляет услуги менеджеров, готовых взять на себя вопросы, связанные с отправкой. И мы получили контакт менеджера – Оксаны!

Как прошла работа с Sendit?

Я написала менеджеру Оксане в понедельник, в 7-8 вечера, уже после окончания рабочего дня. И Оксана в течение часа подготовила расчеты, сказала итоговую сумму и сроки. Достаточно было перечислить названия населённых пунктов, примерные габариты и вес этих посылок. Все быстро получилось!

Во вторник я получила и заполнила подготовленные Оксаной накладные. Мне, как клиенту, нужно было только заполнить готовые таблички: внести данные, которые уже были на руках. А Оксана отвечала за подготовку и правильность оформления накладных, точность указанной информации. Это было очень удобно!

В среду уже можно было паковать ручки: был дан сигнал, что все заказы ушли в обработку. И в назначенное приехали курьеры (у нас их было два, от двух транспортных компаний), чтобы забрать посылки.

Про накладные и закрывающие документы

Оксана создавала накладные в режиме реального времени, и они приходили на почту. Мы их сразу распечатывали и использовали в работе. Это огромный плюс! Потому что нам не пришлось самостоятельно заполнять документы. Это важно! Ведь, как я уже говорила, у нас было большое количество посылок. Конечно, 60 посылок – это не 200, но все равно много.

В Sendit нам не нужно было самостоятельно оформлять накладные, нам просто прислали табличку. В нее нужно было внести адрес и ФИО получателя, его номер телефона, габариты и вес посылки, количество коробок. Что важно, можно было приблизительно указать габариты и вес. Потому что не всегда понятно, сколько в итоге будут весить посылки, особенно если их 60 штук разной наполненности.

Удобно реализована работа с закрывающими документами: было быстро оформлено сотрудничество, договор, мы предоставляли реквизиты фонда. Счет пришел на электронную почту. Система автоматизирована, поэтому все очень спокойно делается.

И с отправкой все так же было: с нашей стороны нужно было заполнить готовую табличку, упаковать посылки и отдать их курьеру.

Про отрицательные моменты

Были, конечно, и отрицательные моменты. Но это связано с самой курьерской службой. В Архангельск, к примеру, было отправлено 2 коробки, а пришла одна. В другой город были отправлены коробка и пакет, и в итоге пришел только пакет. Утери были при транспортировке, но эта ответственность лежит на курьерах и на службе доставки.

И здесь следует отметить, что Sendit разбирался в этих случаях. Мне, как клиенту, не нужно было связываться с транспортной службой – работала система одного окна, достаточно было написать менеджеру. Или, к примеру, я в личном кабинете вижу, что посылка должна быть доставлена 1 апреля, но в этот день ничего не пришло. И в этой ситуации не нужно было взаимодействовать с курьерской службой напрямую, достаточно было писать Оксане. Она все уточняла, при необходимости оформляла претензии. Все это было очень удобно!